Sistema de gestión de proyectos para estudio de arquitectura: de 4 planillas a una app web interna

Situación

Un estudio de arquitectura con 12 empleados gestionaba sus proyectos con 4 planillas Excel diferentes: una para avances, otra para presupuestos, otra para documentación y una última para tareas pendientes. Cuando un proyecto crecía, la información se duplicaba, se perdía contexto entre áreas y el socio director dedicaba 2 horas diarias a consolidar datos manualmente.

Diagnóstico

NANDI realizó un workshop de discovery de 2 sesiones con los socios, project managers y equipo técnico:

• Mapeo de los 4 flujos de información actuales
• Identificación de 12 procesos críticos que requerían digitalización
• Análisis de integración con el sistema de facturación existente
• Definición de roles y permisos por área (diseño, gestión, administración)

Solución implementada

Se desarrolló una aplicación web interna a medida con las siguientes funcionalidades:

1. Dashboard de proyectos: Vista centralizada con estado, avance porcentual y próxima tarea crítica
2. Gestión de documentación: Subida de planos, modelos 3D y documentos vinculados a cada proyecto
3. Control de presupuestos: Seguimiento de costos reales vs. estimados con alertas de desvío
4. Tareas y asignaciones: Tablero tipo Kanban con responsables, fechas y dependencias
5. Reportes automáticos: Generación de reportes semanales para clientes con avance fotográfico y métricas

Resultados

• 2 horas diarias recuperadas por el socio director (antes dedicadas a consolidación manual)
• 0 duplicación de información entre áreas
• Visibilidad en tiempo real del estado de todos los proyectos activos
• Adopción del 90% en las primeras 3 semanas por parte del equipo
• Escalabilidad: El sistema soporta actualmente 23 proyectos activos sin degradación

Stack tecnológico

Next.js, PostgreSQL, desplegado en Vercel con acceso interno via SSO